Загальна схема функціонування системи електронного документообігу в ПФУ

1. Страхувальник (фізична чи юридична особа) створює електронний звіт, накладає на нього ЕЦП посадових осіб (бухгалтера, в разі наявності у страхувальника, начальника та печатки підприємства), шифрує та відправляє в Центр по мережі Інтернет на електронну адресу zvit@zvit.spov.com.ua.
2. Центр приймає, розшифровує та перевіряє звіт (перевірка цілісності, відповідності формату тощо).
3. Після проходження (не проходження) контролю страхувальнику надсилається квитанція №1 (файл текстового формату *.kvt в зашифрованому вигляді), в якому вказується загальна інформація про звіт, результати перевірки тощо.
4. В разі проходження контролю в Центрі звіт направляється в електронне сховище, а його копія в зашифрованому вигляді передається до територіального управління ПФУ, якому адресовано даний звіт.
5. При надходженні звіту до місцевого ПФУ та його опрацюванні формується квитанція №2 (формат файлу *.kvt2), яка теж шифрується та надсилається страхувальнику (копія зберігається в Центрі). В цій квитівці міститься інформація тільки про опрацювання звіту територіальним управлінням.
6. На цьому процес звітування завершується.

Якщо звіт здано в електронному вигляді з використання ЕЦП - то надавати паперові носії і додатково відвідувати УПФУ не потрібно. Звіт, підписаний ключати ЕЦП, має ту ж юридичну силу що і паперовий аналог зі всіма підписами та печатками.

Страхувальник може надсилати необмежену кількість звітів протягом одного звітного періоду. Юридичну силу буде мати тільки останній (по даті прийняття) надісланий електронний звіт, або паперовий.

Датою та часом надання електронного звіту вважається дата та час, зафіксовані у квитанції №1, яка надходить з Центру (пункт 3.3.2 Порядку). В разі надходження електронного звіту до Центру до 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом двох годин з моменту одержання, якщо пізніше 16-ї години протягом перших двох годин наступного робочого дня.